Az angol levelezés alapjai: a hivatalos és a baráti hang

Angol, Munka

A kurzor villog az üres levélmezőben. A tárgy már megvan, a címzett is, de az első szónál elakadsz: Dear? Hi? Hello? Ez a néhány betű dönti el, milyen hangon szól majd az egész levél, és az angol ebben érzékenyebb, mint hinnénk. Egy túl bizalmas megszólítás egy hivatalos levélben ugyanúgy félrecsúszik, mint egy merev, ünnepélyes egy régi barátnak.

A jó hír az, hogy az angol levelezésnek kiforrott, kiszámítható formái vannak. A hivatalos és a baráti levél is néhány visszatérő elemből épül fel: megszólítás, nyitás, a lényeg, zárás, elköszönés. Aki ezeket a fordulatokat ismeri, az nem a nyelvvel, hanem a mondanivalóval foglalkozhat.

A hivatalos levél megszólítása attól függ, ismered-e a címzett nevét. Ha igen, a Dear Mr Smith vagy a Dear Ms Johnson a helyes forma. A Ms a nők semleges megszólítása, akkor is használható, ha nem tudod, férjnél van-e a címzett. Ha a nevet nem ismered, a Dear Sir or Madam az elfogadott megoldás, a To whom it may concern pedig inkább igazolásokhoz, ajánlólevelekhez illik.

A nyitómondat elhelyezi a levelet. Ha egy korábbi üzenetre válaszolsz, így kezdheted: I am writing in response to your email regarding the conference. Ha egy beszélgetést folytatsz: Further to our conversation last week, I would like to… Ha új ügyben írsz, a I am writing to enquire about… egyenesen a lényegre tér. Az e-mailekben gyakori udvarias bevezető, a I hope this email finds you well, nem kötelező, de kellemes gesztus.

A levél törzsében a kérés és a tájékoztatás mondatai ismétlődnek. Kérni finoman érdemes: Could you please provide more details regarding the schedule? vagy I would appreciate it if you could send me the contract. Tájékoztatni egyenesen: Please find attached the requested document. A zárásban felajánlhatod a további segítséget, Please do not hesitate to contact me if you need any further information, vagy jelezheted, hogy várod a választ: I look forward to hearing from you.

Az elköszönésnél a brit hagyomány egyszerű párosítást követ. Ha névvel szólítottad meg a címzettet, Yours sincerely, ha a Dear Sir or Madam formát használtad, Yours faithfully a zárás. Az e-mailekben a semlegesebb Kind regards és Best regards szinte mindenhol megállja a helyét.

„Aki ezeket a fordulatokat ismeri, az nem a nyelvvel, hanem a mondanivalóval foglalkozhat.”

Baráti üzenetben a forma kiold. A megszólítás egy egyszerű Hi Emily vagy Hello John, közeli barátnak akár Hey. A nyitás gyakran érdeklődés: How have you been? vagy Hope you're doing well. Ha rögtön a tárgyra térnél, az is természetes: Just wanted to check in about Saturday.

A baráti levél törzse közel áll a beszélt nyelvhez. Összevont alakok (I'm, you're, let's), rövid mondatok, néha egy felkiáltás. Tervezéshez jó a Are you free this weekend? és a Let's catch up soon. Az elköszönés is könnyed: Take care, Talk soon, Best, a britek körében gyakran Cheers. Ami a hivatalos levélben hiba volna, itt éppen a közvetlenség jele.

A levelezés legbiztosabb segédeszköze egy saját gyűjtemény. Nyiss egy dokumentumot, és gyűjtsd benne azokat a mondatokat, amelyeket gyakran használsz, vagy amelyeket egy jól sikerült, hozzád érkezett levélben láttál. Idővel ebből a mintatárból szinte összerakod a leveleidet. Egy helyesírás-ellenőrző a gépelési hibákat kiszűri, de a hangnemet nem ítéli meg helyetted: ahhoz érdemes egy tanárnak vagy egy angolul jól beszélő ismerősnek megmutatni néhány leveledet.

Amikor legközelebb villogni kezd a kurzor az üres levélmezőben, már nem kell tanácstalanul várnod. Tudni fogod, kinek írsz, és ahhoz melyik hang illik. A többi, a mondanivaló, úgyis a tiéd.